Удаленное обслуживание бухгалтерии – одна из самых востребованных услуг среди субъектов малого и среднего бизнеса. Ее популярность обусловлена многими факторами:
- экономия на содержании в штате бухгалтеров;
- качественное и оперативное решение всех вопросов с учетом изменений в нормативно-правовой базе;
- гарантия возмещения убытков при ошибках в ведении отчетности;
- постоянная работа, без отпусков, больничных, декретов, отгулов и пр.
Контроль финансовых операций, подготовка и сдача отчетной документации, кадровое сопровождение – все эти процессы отнимают внимание и время руководителей, если ими занимаются штатные работники. Поручив бухгалтерское сопровождение ответственной сторонней организации, вы сможете повысить эффективность работы в компании, ощутимо сэкономив. При этом вы получаете гарантию качественного и конфиденциального обслуживания.
Почему стоит выбрать «Финаби»?
Наша компания работает на рынке бухгалтерских услуг уже более 15 лет, обслуживая организации Москвы. В нашем штате работают только опытные специалисты, в чьей квалификации мы полностью уверены. Вы можете обратиться к нам для ведения налогового, кадрового и финансового учета. Поручив эти бюрократические задачи нашим специалистам, вы сможете больше времени уделять развитию бизнеса в целом.
Услуги бухгалтерского обслуживания в Москве от компании «Финаби» – это в первую очередь надежно. Мы имеем высокий авторитет в своей сфере и дорожим заслуженным доверием.
Финансовые риски наших клиентов сводятся к минимуму, благодаря «тройному контролю качества». Работу каждого бухгалтера контролирует главный бухгалтер, а закрепляется все страхованием нашей деятельности с гарантией возмещения штрафов, если вдруг их выставили контролирующие органы по нашей вине. Вы можете быть уверены в своей правовой и финансовой безопасности.
Обратившись к нам, вы экономите на поиске бухгалтера и сводите к нулю риски из-за непрофессиональных действий плохо подготовленного специалиста.
Что включает бухгалтерское обслуживание
Наши сотрудники специализируются на бух. обслуживании в разных направлениях деятельности (торговля, строительство, ЖКХ, грузоперевозки, АЗС и пр.). Это значит, что они в курсе особенностей ведения учета во многих сферах и эффективно применяют свои знания на практике.
Профессиональное бухгалтерское сопровождение включает:
- формирование первичной документации;
- составление учетных и налоговых регистров;
- налоговый учет;
- ведение отчетов и их своевременную сдачу;
- кадровое сопровождение;
- систематизацию документооборота;
- консультирование по налоговому и бухгалтерскому учету и пр.
Полный перечень услуг зависит от формы собственности, системы налогообложения, вида деятельности и других особенностей работы организации клиента. При необходимости наши специалисты готовы заняться предварительным восстановлением бухучета.
Сотрудничество с «Финаби» – это полное отсутствие скрытых и непонятных платежей. Наши тарифы просты и прозрачны. Они обязательно согласовываются с клиентом, и вы понимаете, за что платите.
На основании актуальной и грамотно составленной отчетности руководитель сможет принимать взвешенные решения, вовремя избегать коммерческих рисков и опасностей отрицательных тенденций развития своей компании.
Как проходит обслуживание бухгалтерии
Хотите заказать бухгалтерское обслуживание от профессионалов «Финаби»? Оставьте заявку или позвоните нам.
- Мы обсудим нужные услуги и подберем оптимальный для вас пакет.
- Согласуем условия сопровождения и документально закрепим в договоре.
- Возьмем на себя «бумажные» заботы вашей компании.
Профессиональное бухгалтерское обслуживание позволит вам забыть о штрафных санкциях за несданную вовремя или неверную отчетность. После заключения договора бух сопровождение никогда не останавливается. Это значит, что наш специалисты не заболеет в самый неподходящий момент, не уволится и не возьмет отпуск. Вы сможете связаться с ним в любое время, даже если проверка нагрянула неожиданно. А если вы вдруг не сработаетесь с персональным бухгалтером, мы заменим его другим.
Специалисты нашей компании проконсультируют вас по любым юридическим, учетным и налоговым вопросам, которые часто возникают в связи с постоянно меняющимися правовыми нормами. Еще на этапе первичных переговоров мы фиксируем особенности организации-заказчика, внимательно изучаем требования и запросы клиента. Дополнительно вы можете заказать оптимизацию налогообложения и налогового планирования. Предложенная нами схема будет действительно оптимальной и эффективной.
Эта статья предназначена для тех руководителей, которые уже приняли решениепередать ведение бухучета на аутсорсинг, а также для тех, кто такого решения еще не принял, но хочет заранее изучить весь процесс. Итак, при передаче функций бухучета сторонней организации вам необходимо обратить внимание на следующие важные моменты
Что вы передаете на аутсорсинг
В первую очередь определитесь, что вы собираетесь передать на аутсорсинг – всю бухгалтерию или отдельные ее отрезки, например, только подготовку и сдачу отчетности.
Если речь идет о компании, относящейся к малому бизнесу, с небольшим количеством хозяйственных операций и штатом сотрудников от 15 до 100 человек, то имеет прямой смысл полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Нередко у владельцев небольших компаний возникает искушение самостоятельно заниматься бухучетом, но, как говорится, овчинка выделки не стоит – экономия получится незначительная, совершенно несообразная потраченному времени и силам.
Если речь идет о компании среднего бизнеса со штатом сотрудников до 250 человек, то в этом случае начать передачу бухгалтерии можно с отдельных отрезков. В некоторых случаях так проще, организационно и психологически. Круг обязанностей аутсорсера можно постепенно расширять, и затем поручить им ведение всего бухучета компании.
Какую модель предпочтительнее внедрить у вас, нужно обсуждать непосредственно с поставщиком услуг. На этом этапе вам требуется найти с аутсорсерам оптимальный баланс, при котором вы 1) сокращаете расходы на содержание бухгалтерии и/или отдела кадров, 2) но сохраняете нужную вам степень контроля над учетными и аналитическими процессами своего бизнеса.
Что отразить в договоре
После того как вы определились с тем, какой объем учетных функций вы предаете сторонней организации, четко пропишите в договоре весь перечень услуг, которые вам будет предоставлять аутсорсер.
Обязательно составьте график основных хозяйственных событий, которые позволят вашей компании нормально функционировать. Например, вы выплачиваете заработную плату два раза в месяц: 25 числа – аванс, 15 числа – окончательный расчет за предыдущий месяц. Значит, ведомости на выплату заработной платы аутсорсер должен предоставить вам на утверждение не позднее 21 и 11 числа.
Договоритесь, какие стоимостные, количественные и временные критерии будут применяться сторонами в оценке качества услуг.
Выясните, каким образом вы сможете отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Сейчас многие бухгалтерские фирмы используют для этого онлайн-системы (CRM). С их помощью в режиме реального времени вы сможете отслеживать ход работ. Впрочем, если вам больше по душе традиционный формат, то можно договориться о том, чтобы отчеты предоставлялись в бумажном виде или присылались по электронной почте.
Важнейший вопрос – конфиденциальность. Причислите в договоре те категории информации, которые считаете конфиденциальными, а также круг лиц, допущенных к такой информации и меры ответственности за ее разглашение.
Обязательно обсудите вопрос хранения документов: где они будут храниться – у вас или у аутсорсера. Если у исполнителя, то какие – все имеющиеся документы с начала деятельности вашей компании или только те, которые появятся после передачи бухучета на аутсорсинг.
Крайне важен вопрос разделения ответственности: за что именно вы несете ответственность, за что исполнитель; с какого момента она наступает. Добросовестные аутсорсеры обычно берут на себя ответственность за те ошибки, которые допущены по их вине. То есть, если, допустим, аутсорсер полностью ведет вашу отчетность, и она была сдана не в срок или с ошибками, то полагающийся за это штраф выплачивает аутсорсер. Вернее, он компенсирует вам размер штрафа, так как по закону платить его должны конкретно вы. Однако если вы вовремя не предоставили необходимые для отчетности данные, и в результате произошла задержка, то это уже ваша вина. Чтобы избежать спорных ситуаций, все эти моменты необходимо четко проговорить. Кроме того, они должны быть прописаны в договоре и понятны вам и исполнителю.
Обратите внимание!
В 2016 году не представляется квартальная бухгалтерская отчетность в контролирующие органы. Но вам квартальная отчетность необходима для оперативного управленческого учета и принятия стратегических решений. Поэтому закрепите в договоре с аутсорсинговой компанией объем внутренней квартальной бухгалтерской отчетности и форму ее представления вам. Это может быть аналитическая записка с указанием всех основных показателей в стоимостном и количественном выражении.
Если вы имеете обязательства перед банками по кредитам, то, скорее всего, банки тоже ждут от вас ежеквартальной отчетности. Об этом вы тоже должны информировать аутсорсера в начале вашего сотрудничества.
Как передать функции бухучета и бухгалтерские документы
Когда договор принят обеими сторонами и подписан, можно переходить непосредственно к передаче бухучета.
Первое, что вам нужно сделать на этом этапе, это оформить приказ о внесении изменений в учетную политику вашей компании. В нем зафиксируйте факт передачи функций бухучета сторонней организации с указанием даты.
Затем вам необходимо провести экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета (как правило, это делает непосредственно аутсорсер). Экспресс-аудит включает в себя ревизию всех первичных и учетных документов, сличение электронной версии бухгалтерии с фактическими первичными документами.
Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные временные и возможно финансовые затраты. Дело в том, что в процессе экспресс-аудита могут обнаружиться недочеты в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то, во-первых, возможны конфликтные ситуации. Например, ошибка была допущена еще на этапе до передачи, и она имела некие последствия. Вы вините в этом аутсорсера, тот пытается доказать вам, что не при чем. Возможно, в итоге вы придете к взаимопониманию, но потратите на это время, силы, да и, как говорится, осадок останется. Во-вторых, любые не выявленные вовремя ошибки приводят в итоге к тем или иным потерям.
По результатам экспресс-аудита и документальной ревизии составляется акт, в котором фиксируются фактическое состояние бухгалтерского, налогового и кадрового учета в компании на момент передачи. Также в нем перечисляются искажения фактов хозяйственной жизни (если таковые имеются), несоответствия фактов системе учета, отсутствующие документы, иные выявленные факты. В рекомендательной части акта аутсорсеры фиксируют, что нужно восстановить в учете, какие исправления нужно внести в бухгалтерский, налоговый или кадровый учет организации, чтобы он стал достоверным. Также в ней даются рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), которые восстанавливают логику хозяйственной жизни компании.
После этого вы можете вздохнуть спокойно во всех смыслах: и потому что процесс передачи бухучета закончен, и потому что, наконец, вы полностью или частично свободны от бухгалтерии – этого трудоемкого, хлопотного и непрофильного вида деятельности.
Что такое аутсорсинг бухгалтерии? Каковы его достоинства и недостатки? Можно ли передать аутсосеру весь бухгалтерский, налоговый и кадровый учет? Бухгалтерия - вечная головная боль для любого предпринимателя. Отдел, который ничего не производит, но очень много потребляет. Даже для одного бухгалтера в штате потребуется: офисное помещение, оргтехника, масса необходимых программ, мебель и множество мелочей на заметную сумму. Развивать бухгалтерское направление бессмысленно - доходы от этого не станут больше. Однако экономить на нем себе дороже. Проблемы, вызванные ошибками в учете, знакомы всем. Стоят они дорого. Так как же все оптимально организовать!?Аутсорсинг бухгалтерских услуг: хорошая альтернатива для небольшого бизнеса
В поиске баланса между затратами на бухгалтерию и качеством учета многие предприниматели выбирают стороннюю организацию, оказывающую услуги по ведению учета. В отличие от наемного работника, организация отвечает за качество на 100%. Ее не защищает Трудовой кодекс. Она несет полную ответственность по всем обязательствам. И обходится часто дешевле одного хорошего бухгалтера. Для небольшого предприятия - это идеальное решение. Но как так можно работать, когда нет бухгалтера под рукой? Оказывается это довольно удобно, если предоставляется качественная услуга. Конечно, у штата в соседнем кабинете, который только в вашем распоряжении, есть свои плюсы. Но один жирный минус перекрывает возможные преимущества для большинства предприятий - цена. Собственная бухгалтерия, собранная из профессионалов, обходится очень дорого. Такую целесообразно держать только при крупном бизнесе с высокой рентабельностью. Для ИП же или небольшого ООО - такой отдел почти всегда становится обузой, так как цена превосходит пользу. При этом работает собственная бухгалтерия не всегда эффективно. Нередко, взяв на хорошую зарплату опытного бухгалтера, в первую же проверку ИФНС предприниматель обнаруживает акт на круглую сумму. И ничего с этим не поделаешь. Чтобы быть уверенным на 100%, что взял профессионала, нужно не просто выделить на оплату труда бухгалтера достаточно средств по меркам рынка труда Москвы, но и самому выучить бухучет, дабы оценить уровень компетентности специалиста. Также можно заключить с главбухом договор о полной материальной ответственности, но добровольно подпись под таким соглашением работник поставит только в случае очень высокой, значительно выше рынка (завышенной), оплате труда. Поэтому такие договоры заключаются крайне редко. Для предприятия же полная ответственность за качество предоставляемой услуги - обычная практика.Аутсорсинг бухгалтерии: стоимость
Цена хорошего бухгалтера гораздо выше стоимости обслуживания небольшого предприятия на аутсорсинге. Но почему так происходит? Почему качественное стоит дешевле? Нет ли здесь подвоха? Нет. Подвоха здесь нет. А у невысокой цены есть свои причины: 1. Оплачивается только фактически выполненная работа. Аутсосеру не нужно платить за 8 часов рабочего времени. Оплачивается только тот объем, который требуется. При этом бухгалтеры аутсорсинговой компании не могут уйти пораньше, потому что уже все сделали на сегодня. Поэтому у них нет соблазна сделать работу в спешке «как-нибудь» и отправиться «сдавать отчет». 2. Специализация. Рядовые сотрудники аутсорсинговой компании выполняют узкоспециализированные задачи. Поэтому все делается гораздо быстрее. А сложные вопросы решают руководители, которые курируют несколько предприятий. 3. Низкие материальные затраты. Объединение в одном месте специалистов, работающих с разными предприятиями, позволяется существенно сэкономить на программном, техническом и ином обеспечении.Аутсорсинг бухгалтерского учета в Москве
В зависимости от потребностей вашей компании, мы предлагаем: 1. Текущее бухгалтерское обслуживание. В рамках данного пакета наши специалисты: - проведут проверку правильности составления первичных документов; - выполнят расчет оплаты труда; - подготовят платежные документы для оплаты налогов и взносов; - подготовят и сдадут отчеты в ИФНС и фонды; - выполнят другую бухгалтерскую работу при необходимости. 2. Консультации бухгалтера предприятия или владельца бизнеса по вопросам учета и налогообложения. 3. Восстановление учета. Если на вашем предприятии должным образом не велся бухгалтерский и налоговый учет, а впереди сдача отчетов, мы поможем. 4. Постановка бухучета и выявление ошибок. 5. Оптимизация налогообложения.Плюсы аутсорсинга очевидны, а как же минусы
У всякой хорошей идеи есть не только достоинства, но и недостатки, и мы готовы честно о них рассказать. 1. Аутсорсинг это неудобно. Документы нужно возить, да и как без бухгалтера в офисе. На самом деле в век интернета совсем не обязательно возить документы. Многое можно отправить в отсканированном виде. А оригиналы привезти только один раз в месяц. Конечно, сканирование требует времени, но трудоемкость этой операции невелика. Особенно если не накапливать работу. А на текущие задачи в офис достаточно простого оператора, кассира или другого специалиста, в зависимости от особенностей конкретного ИП или ООО. 2. У бухгалтера на аутсорсинге 100 предприятий, и он не помнит их все. Это большое преувеличение. Развеять его очень просто. Достаточно прийти в офис компании, посмотреть, как работают специалисты, каков их настрой, и все станет понятно. Задерганный сотрудник, который ведет много предприятий и ничего не успевает, виден сразу. Если же перед вами вдумчивый собеседник, который в ходе разговора откладывает в памяти информацию о вашей компании и дает полезные советы уже в ходе первой беседы, значит вы попали именно туда, куда вам нужно. При этом чем дольше компания обслуживается у конкретного аутсосера, тем лучше знают ее работу и тем эффективнее сотрудничество. 3. Аутсосер менее управляем, нежели бухгалтер, работающий внутри компании. На самом деле аутсосер заинтересован в длительном сотрудничестве. И предпринимателю, и бухгалтеру аутсорсинговой компании гораздо проще работать со старым партнером, чем с новым. Не случайно так трудно найти бухгалтера в последний момент перед сдачей баланса - очень сложно сделать отчет по «чужим» данным. Поэтому мы всегда демонстрируем гибкий подход к своим клиентам. Кроме того, все, что прописано в договоре, вы получите в срок в любых обстоятельствах. А значит вам не грозят штрафы и пени, невыполненная работа, в связи с болезнью бухгалтера, и прочие трудности, которые нередко возникают со штатными специалистами. 4. Сотрудники аутсорсинговой компании получают доступ к конфиденциальной информации предприятия. Это действительно так, но важные для предпринимателя вопросы нужно поручать профессионалам. А это неизбежно влечет передачу данных внешним лицам. Стремление любой ценой обойтись без аудитора и юриста чаще всего имеет негативные последствия. Даже если удастся избежать явных ошибок, работа предприятия, спланированная специалистами средней руки, будет организована менее эффективно. На это многие возразят: «Мы ходили к юристу/аудитору и предложенное им решение оказалось менее эффективным чем то, которое придумали мы сами.». Да, полезность разовых консультаций очень невелика либо стоит очень дорого. Специалист, который дает советы по оптимизации, должен знать вашу работу хорошо, а это очень трудоемко. Поэтому длительное обслуживание в одной аутсорсинговой компании и разовая консультация - это не одно и то же. 5. Зависимость от аутсосера. Партнеры по бизнесу всегда зависят друг от друга. Это касается поставщиков, клиентов, наемных работников и др. Это нормальная практика, которая делает сотрудничество взаимовыгодным. Аутсосер зависит от клиентов, поскольку без них у него не будет дохода, а предприятие от аутсосера.Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг в Москве
Кроме доступной стоимости обслуживания и гарантированного качества, у аутсорсинга есть и другие важные преимущества. Каждый клиент, заключивший с нами договор на обслуживание, получает главного бухгалтера высокого профессионального уровня. Мы знаем, как это важно, даже для маленького предприятия с относительно простым учетом, поэтому никогда не отказываем в консультации. Обращайтесь! Мы открыты к сотрудничеству с новыми клиентами.Почему мы вместо того, чтобы купить собственный грузовой автомобиль, нанять водителя, экспедитора, программиста, без тени сомнения и без малейшего колебания заключаем договоры со специализированными транспортными, логистическими и IT-компаниями? Это же перевод части функций нашей компании на аутсорсинг?!Светлана МЕЖАКОВА, АССА, Заместитель генерального директора
Причем данный вид аутсорсинга практикуется у нас в стране еще с социалистических времен. Только само название «аутсорсинг» пришло к нам с «прогрессивного запада» сравнительно недавно.
Почему мы в то же самое время категорически говорим «нет» аутсорсингу бухгалтерскому? Ответ на этот вопрос мы попытались найти в процессе общения с владельцами и руководителями маленьких и больших компаний нашей необъятной бизнес-державы. В результате был получен список Страхов, которые нас преследуют, Опасностей, которые нас подстерегают, при малейшем упоминании либо при возникновении мыслей о таком страшном явлении современного бизнеса, как «бухгалтерский аутсорсинг».
Как известно страх без причины не возникает, а если искоренить эту причину, может и страх уйдет. Давайте попробуем …
Для начала предлагаем вернуться лет на 15-25 назад. Думаем, все помнят существовавшую в то время систему городского Жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ). Система представляла собой разветвленную сеть РЭУ (если кто-то забыл, то это ремонтно-эксплуатационный участок, он же ЖЭК, он же ЖЭУ и т.п.) во главе с главным управлением ЖКХ города. В каждом РЭУ была своя бухгалтерская служба. Однако часть функций бухгалтерий РЭУ уже тогда была передана на аутсорсинг. Да, да, именно на аутсорсинг, только под другим именем. Речь идет о расчете заработной платы. В системе ЖКХ существовал Вычислительный центр, куда бухгалтеры РЭУ передавали первичные документы (табели, приказы, листки нетрудоспособности и т.п., в общем, все, что необходимо, чтобы работник получил «свои честно заработанные»), а вычислительный центр, все это благополучно обработав на своих ЭВМ, возвращал бухгалтерам уже готовые расчетные листки, ведомости и своды. Заметим, что примеров, подобных приведенному выше, можно вспомнить очень много. Но нас с вами не проведешь…
Мы знаем, что в те времена зарплата большинства граждан рассчитывалась исходя из единой государственной тарифной сетки окладов (не будем углубляться в районные коэффициенты, северные и т.д.). Поэтому, даже не желая того, мы очень быстро могли «посчитать чужие деньги», то есть узнать, сколько же получает наш коллега, к тому же при получении зарплаты все расписывались в одной ведомости. Ни о какой конфиденциальности в те времена не могло быть и речи. Поэтому и отдавали расчетную функцию на сторону.
Сейчас же совсем другое дело.… Наша с вами заработная плата - это большой секрет для остальных!!!
Вот он Страх № 1
«бухгалтерского аутсорсинга» - «Они (Бухгалтерские компании) наверняка,
расскажут всем о доходах наших сотрудников»
.
Мы знаем это абсолютно точно и, что характерно, заранее. При этом у нас даже не возникает мысли, что инспектор Налоговой службы (или Пенсионного фонда), которому мы ежегодно сдаем отчеты о наших личных доходах и доходах наших сотрудников, уже является обладателем «секретной информацией» и может использовать ее в каких угодно целях. Нас не беспокоит тот факт, что бухгалтер, работающий в нашей компании, «по дружбе», «на зло» или потому что «надо же о чем-то разговаривать», может рассказать кому-либо как в пределах компании, так и за ними о доходах коллеги. Мы считаем, что наш бухгалтер надежный только потому, что он «НАШ». А это всего лишь иллюзия, потому что надежность определяется не словом «НАШ», а конкретным человеком, его порядочностью и совестью.
Какова же вероятность того, что расчетчик Бухгалтерской компании состоит в дружеских (вражеских) отношениях с кем-либо из наших сотрудников и будет разглашать ему «секреты заработной платы» другого нашего сотрудника, или будет передавать данные кому-то на сторону? Очевидно - вероятность очень мала, да и смысла в таких действиях нет. К тому же, если в договоре с Бухгалтерской компанией подробно регламентируется процедура работы с конфиденциальной информацией и предусмотрена ответственность за ее разглашение, а сотрудники Бухгалтерской компании должным образом проинструктированы и ознакомлены с регламентом сохранности информации (кстати, такую обязанность Бухгалтерской компании тоже можно указать в договоре), то и наши риски минимизируются. А нет рисков - нет поводов для Страха.
p.s. Кстати, все вышесказанное применимо не только к понятию «заработная плата», но и к любой другой финансовой информации, составляющей коммерческую тайну любой компании.
Теперь, когда мы с вами допускаем, что, вряд ли данные будут разглашаться Бухгалтерской компанией умышленно, пришла пора разобраться с еще одной опасностью, которая также связана с конфиденциальностью. Как известно, самый быстрый и удобный способ передачи данных сегодня - электронная почта. А там, где электронная почта, там Интернет, там хакеры, вирусы и т.д. Итак, Страх №2 - «При передаче данных по электронной почте данные могут оказаться в свободном доступе в Интернете или подвергнуться атаке хакеров».
Что с этим-то делать? Начнем немного издалека. Наверняка, каждый из нас хотя бы раз оплачивал товары или услуги банковской карточкой через Интернет. А если не оплачивал, то, скорее всего, знает о системах Банк-клиент, с помощью которых бухгалтер отправляет платежки в банк, опять же через Интернет. Мы не боимся, потому что знаем, эти операции вполне безопасны, т.к. действует система защиты информации, т.е. специальные электронные ключи, а также системы защищенного электронного документооборота, позволяющие шифровать входящие и исходящие сообщения. Эти системы уже используют не только банки, а и многие другие компании при работе с электронной почтой, в том числе и бухгалтерские. Почему бы и нам не пополнить их ряды?!
Вот, кажется, мы и разобрались со страхами, связанными с конфиденциальностью. Теперь пришла пора задуматься о качестве оказываемых Бухгалтерскими компаниями услуг.
Для каждой матери, каждого отца именно их ребенок - самый умный, самый талантливый, самый красивый. В общем, самый-самый… И никто не может и не вправе их в этом переубеждать. Также и любой руководитель или собственник, не без основания, считает свою компанию и ее деятельность уникальной. И соответственно, также как и родители, желают, чтобы и другие относились к этой уникальности должным образом. Поэтому, когда идет выбор бухгалтера, обязательно в описании вакансии присутствует фраза, акцентирующая внимание на опыте работы в какой-либо конкретной сфере деятельности, например, в оптовой или розничной торговле, в строительстве, в страховой компании, в нефтегазовом секторе и т.д. Почему-то считается, что бухгалтер, работавший, например, в сфере услуг, не может вести учет на производстве. Так ли это на самом деле?!
Мы представляем Страх № 3 - «В моей компании существует специфика деятельности, а есть ли у них специалисты, способные эту специфику правильно учесть?»
В первую очередь хочется сказать, что страх этот в какой-то мере оправдан. Однако дело здесь скорее не в отсутствии опыта в конкретной сфере, а в отношении бухгалтера к смене направления, к освоению чего-либо нового. К примеру, наша компания решила помимо торговли начать строительство собственного торгового комплекса. Вряд ли у нас тут же возникнет идея о том, что главного бухгалтера надо поменять на того, кто знает учет в строительстве. Если наш бухгалтер профессионал с большой буквы, то, скорее всего, он либо самостоятельно изучит все нюансы учета в строительстве, либо посетит специализированные бухгалтерские курсы по этому направлению. Ну, а если решит уйти, то не надо его удерживать - это не тот специалист, который нам необходим для развития вашего бизнеса.
В Бухгалтерских компаниях обычно работают очень мобильные специалисты в плане освоения чего-либо нового. И это связано в первую очередь с тем, что Бухгалтерские компании обслуживают многие фирмы, каждая из которых уникальна в своей деятельности, в своей специфике. Здесь всегда есть накопленные в процессе работы методические материалы, регламентирующие ведение учета большинства видов хозяйственной деятельности, потому что Бухгалтерские компании тоже уникальны в своей специфике, а именно, в ведении бухгалтерского учета. К тому же специалисты, когда они собраны в одном месте, могут всегда обменяться своими мнениями, знаниями, накопленным опытом. А коллективный разум, как известно, всегда лучше разума индивидуального.
Поэтому, пока наш бухгалтер будет тратить время на самостоятельное изучение либо на поиск и посещение нужного семинара, а мы будем тратить деньги на оплату этого семинара, специалисты Бухгалтерской компании уже начнут вести бухгалтерский учет деятельности нашей компании. А все потому, что уже подобраны необходимые методические материалы, выявлены и решены проблемные вопросы, которые уже возникали у компаний с похожей спецификой, а кто-либо из специалистов Бухгалтерской компании уже посетил специализированные семинары и поделился знаниями со своими коллегами. Разве это страшно? Наоборот, замечательно.
Только почему мы все время говорим Бухгалтерские компании, специалисты бухгалтерских компаний? Ведь все это несколько обезличено. Мы ведь привыкли, что бухгалтерский учет нашей компании ведет конкретный человек, которого мы знаем, с конкретным именем и фамилией. А здесь всего лишь название Бухгалтерской компании. Вот и он, Страх № 4 - «Неизвестно кто будет вести учет, а Марью Ивановну я знаю».
Когда мы покупаем какой-либо товар, например, телевизор, какие факторы влияют на наше решение о покупке именно этого товара? Возможно, это марка товара, репутация производителя, качество товара, его цена или гарантийное обслуживание. Разве нам интересно, кто конкретно сделал этот телевизор - Петя Иванов или Вася Смирнов. Конечно же, нет. Давайте посмотрим на бухгалтерский учет как на товар. Если отчеты нашей компании своевременно сданы в налоговую инспекцию, если в бухгалтерском учете отсутствуют ошибки, если у контролирующих органов нет к нам претензий, если наши контрагенты не жалуются на задержку платежей с нашей стороны, то имеет ли значение, кто конкретно стоит за всем этим: Марья Ивановна или Бухгалтерская компания? Наверное, это уже не так уж и важно. Главное, мы спокойны, потому что нас уже не волнуют такие проблемы, как: а что будет, если Марья Ивановна заболеет, а если она соберется в отпуск, а вдруг решит уволиться? Болезни, отпуск или увольнение специалистов Бухгалтерской компании нас не касаются, потому что услуги оказывает нам компания и за качество этих услуг отвечает также компания, потому что именно с ней у нас заключен договор, а не с конкретной Марьей Ивановной.
Ну, а если, мы все-таки захотим познакомиться с конкретным специалистом, мы всегда сможем это сделать, просто подъехав в офис Бухгалтерской компании. К тому же сейчас на сайтах большинства Бухгалтерских компаний существует раздел с фотографиями и резюме, как управляющего состава, так и специалистов-бухгалтеров. И еще один нюанс: если мы вдруг разругаемся с Марьей Ивановной, не так то просто будет ее заменить новым бухгалтером, да еще добиться от нее качественной передачи дел. Бухгалтерской компании гораздо проще заменить специалиста, работающего с нами, потому что удовлетворение потребностей и пожеланий клиента - это закон любого бизнеса, желающего сохранить свою репутацию и отвечающего за качество своего продукта.
Хорошо, с личностями мы вроде бы разобрались, однако надо же как-то свое общение с Бухгалтерской компанией строить. А мы не понимаем, как это сделать, как побороть Страх № 5 - «Я не представляю себе как с ними взаимодействовать. Здесь - вызвал к себе человека, дал задание, а там не понятно кто и что будет делать».
Любое благое начинание можно легко свести на нет, если изначально не подойти к нему со всей серьезностью. Допустим, мы решили производить какой-либо продукт. Сначала мы выясним, какое сырье нам понадобиться, разработаем совместно с поставщиком график поставки этого сырья. Затем определим производственный цикл внутри нашей компании, например, перемещение полуфабрикатов из цеха № 1 в цех № 2, найдем покупателей и установим сроки, в которые продукт будет доставляться покупателю, а также место доставки, удобное для покупателя.
Точно также при построении отношений с Бухгалтерской компанией, мы должны продумать все нюансы нашего общения, дабы в конечном итоге получить продукт, а именно услугу по ведению бухгалтерского учета, наивысшего качества. А сделать это необходимо на этапе заключения договора. В первую очередь, мы должны определить какие конкретно услуги мы хотим получить, будь то полное ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы или выписка счетов. Чем подробнее будет зафиксировано в договоре, какие конкретно действия (создаваемые документы) входят в оказываемую услугу, тем проще будет и нам, и Бухгалтерской компании.
Затем мы можем совместно с Бухгалтерской компанией разработать график документооборота, в котором будет зафиксировано примерно следующее:
- информация и документы, которые мы должны предоставлять Бухгалтерской компании, а также сроки их предоставления;
- информация и документы, которые мы будем получать от Бухгалтерской компании, и соответственно сроки их получения;
- информация и документы, которые Бухгалтерская компания будет предоставлять в контролирующие органы и т.п.
Проделав вышеуказанные действия, мы тем самым получим лекарство от страха, а именно регламент взаимоотношений с Бухгалтерской компанией, из которого всегда можно понять, кто, что и когда должен сделать.
Кстати вышеуказанный регламент, включающий в себя график документооборота и перечень ответственных лиц, окажет нам неоценимую помощь и в борьбе со Страхом № 6 - «Как я проконтролирую, что сделано, а что нет?» Ведь, понять, что сделано, можно только тогда, когда точно знаешь, что должно было быть сделано.
Итак, один инструмент контроля у нас уже есть. Вторым инструментом может стать отчет Бухгалтерской компании о проделанной работе. Обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг мы можем предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях Бухгалтерской компании, произведенных в процессе оказания нашей компании услуг, например, о количестве выписанных для наших клиентов счетов, обработанных накладных, поступивших от наших поставщиков, созданных кассовых документов, отражающих движение наших наличных денежных потоков и т.д. Получив такой отчет и сопоставив его с графиком документооборота, мы не только сможем проконтролировать выполнение всех необходимых действий, но и понять, за что мы платим деньги.
Компании, которые подлежат обязательному аудиту (либо проводят добровольный аудит), получают еще один инструмент контроля - заключение аудиторской компании.
Согласитесь, что вопрос контроля на поверку оказался и не таким уж страшным, ведь даже особо в него не углубляясь, мы нашли три из многих возможных вариантов ответа на него.
Вместе с тем, мы проанализировали только одну сторону контроля - так сказать количественную, а что делать с качеством. Да, наша декларация по НДС была сдана вовремя, но правильно ли был посчитан налог? Это Страх № 7 - «Понаделают ошибок, а отвечать-то, кто будет, я?!»
Как говорится, от ошибок никто не застрахован. Кто не работает, тот не ошибается. Но нам то от этого не легче. Кто бы ни вел бухгалтерский учет в нашей фирме, будь то наш главный бухгалтер или Бухгалтерская компания, ответственность все равно лежит на руководителе, а в конечном итоге отражается и на владельце компании, так как ошибки, в основном, приводят к убыткам. Поэтому нам необходимо если не полностью избавиться от рисков бухгалтерских ошибок, то хотя бы постараться минимизировать потери, с ними связанные. Допустим, налоговая инспекция провела проверку и предъявила нашей компании к уплате дополнительные суммы налогов, а еще пени и штрафы, а все потому, что наш бухгалтер ошибся в расчетах. Мы, конечно, можем потребовать возмещения ущерба от нашего бухгалтера, однако только в рамках Трудового кодекса, ведь мы с вами законопослушны. А что делать, если суммы налогов, пеней и штрафов выходят далеко за рамки, установленные трудовым законодательством или бухгалтер внезапно уволился?! Вот и получается, что все потери ложатся на руководителя. Рассмотрим эту же ситуацию, только изменим одно условие: ошибки были допущены Бухгалтерской компанией. Можем ли мы возместить ущерб в этом случае? Не только можем, но и возместим. Однако для этого нам опять же необходимо со всей серьезностью подойти к заключению договора на бухгалтерское обслуживание, предусмотреть в нем ответственность Бухгалтерской компании за ненадлежащее качество оказываемых услуг, а также обязанность возместить нам ущерб, который мы понесем из-за этого ненадлежащего качества. А если помимо этого еще и ответственность Бухгалтерской компании будет застрахована в надежной страховой компании, то и риски наших потерь значительно снизятся, а значит и еще один страх уйдет.
На закуску мы оставили то, что вряд ли кого-то оставит равнодушным, а именно Страх № 8 - «Это же дорого! Я должен буду платить не только бухгалтеру, но и «прибыль» аутсорсинговой компании».
Конечно же, целью любого коммерческого начинания является извлечение прибыли. А чтобы ее получать нам необходимо, в частности, минимизировать затраты. Давайте посмотрим, во что нам обходится содержание одного бухгалтера. Помимо заработной платы мы тратим деньги на:
- налоги с заработной платы бухгалтера;
- отпуск и больничные бухгалтера (т.е. время, когда работа фактически не делается);
- услуги по подбору персонала (при приеме на работу бухгалтера);
- медицинскую страховку
- аренду офиса;
- компьютер, канцтовары, бухгалтерскую программу, семинары, специальную литературу и т.п.
Не стоит забывать еще и о том, что количество работы бухгалтера целиком и полностью зависит от деловой активности фирмы. А что, если деятельности фирмы присуща сезонность. Выручка наша в определенные месяцы падает, а зарплата бухгалтера и расходы на его содержание остаются на прежнем уровне. И мы можем запросто получить убыток. Так не лучше ли заключить договор с бухгалтерской компанией, причем с условием, что оплата производится только за выполненный объем работ, например, за количество обработанных операций, документов и т.п.?!
И последнее, что хотелось бы сказать.
Автор данной статьи ни в коей мере не желал поставить под сомнение профессионализм, порядочность и самоотверженность бухгалтеров, работающих в каких-либо производственных, торговых, строительных и любых иных компаниях, отличных от тех, которые специализируются только на оказании бухгалтерских услуг.
При написании статьи хотелось только одного - развенчать страхи бухгалтерского аутсорсинга. Насколько это удалось - судить вам, уважаемые читатели.
